Tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Asenne LKV Oy (2863396-9)
Porrassalmenkatu 17, 50100 Mikkeli
2. Rekisterin vastuuhenkilö(t) / tai yhteyshenkilö(t)
Matti Perälä, Marianne Väisänen.
3. Rekisterin nimi
Tietosuojaseloste, asiakas- ja toimeksiantorekistereiden tietosuojaselosteet.
4. Henkilötietojen rekisterin käsittelyn tarkoitus
Asiakkaiden tunteminen, asunnon, vapaa-ajan asunnon, liikekiinteistön tms. kiinteistön myyntiin ja vuokraukseen liittyvän tiedon tallentaminen, asunnon myynti, asunnon vuokraus, ostajien palvelu, toimeksiantopäiväkirjan ylläpitäminen, asiakaspalautteiden kerääminen, virainomaisten ja lain vaatimusten täyttäminen.
5. Rekisterin tietosisältö
Kiinteistönvälityksessä toimeksiantajista, ostajista sekä ostajaehdokkaista voidaan kerätä alla lueteltuja henkilötietoja. Vuokrahuoneistojen välityksessä samoja tietoja voidaan soveltuvin osin kerätä vuokranantajista, vuokralaisista ja vuokra-asunnon hakijoista.
Nimi, syntymäaika, henkilötunnus, osoite, aiempi osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, asiointikieli, tieto poliittisesta vaikutusvallasta (ns. politically exposed person, PEP), henkilöllisyyden todentamisessa käytetyn asiakirjan tunnistetiedot tai sen jäljennös, holhous- tai edunvalvontatieto, ammatti, työsuhteen kesto, talouden muoto, tieto lemmikkieläimistä, tulo- ja varallisuustiedot, luotto- ja maksukäyttäytymistiedot, asumistukitiedot, vuokrasopimustiedot, vuokran maksutiedot, selvitys varojen alkuperästä, vuokravakuustiedot, tiedot välityskohteen mahdollisesta panttauksesta sekä asiakkaan antamat muut mahdolliset tiedot.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Kaikkien tiedonlähteiden käyttö tapahtuu kyseessä olevan sovellettavan lain rajoitusten mukaisesti.
Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti henkilöltä itseltään. Toimeksiantajalta saadaan tietoja toimeksiantosopimuksen tekemisen yhteydessä, ostajalta tai ostajaehdokkaalta ostotarjouksesta tai kaupan tekemisen yhteydessä, vuokralaiselta vuokrasopimuksen tekemisen yhteydessä, vuokra-asunnon hakijalta vuokrahakemuksesta ja myyntikohteesta kiinnostuneelta asuntonäytöltä.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja voidaan luovuttaa perintätoimistolle saatavan perimiseksi. Lisäksi oikeudellisen vaatimuksen esittäminen tai sellaista vastaan puolustautuminen saattaa edellyttää henkilötietojen luovuttamista vakuutusyhtiölle tai oikeudelliselle. Tietoja voidaan lisäksi luovuttaa välitystoimintaa valvovalle viranomaiselle (Aluehallintovirasto) tai muulle viranomaistaholle lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Välitystoimeksiantojen hoitaminen edellyttää myös, että tietoja luovutetaan toimeksiannon vastapuolelle; ostotarjouksen tehneen henkilön tiedot on luovutettava myyjälle myyntipäätöksen tekemiseksi.
Kaupan tietoja luovutetaan Kiinteistönvälitysalan Keskusliitto (KVKL) ry:lle, jossa tiedot tallennetaan KVKL:n hintaseurantapalveluun (HSP). Rekisterinpitäjä ei luovuta muita asiakkaiden henkilötietoja ulkopuolisille, paitsi lainsäädännön velvoittaessa. Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
8.1. Manuaalisesti ylläpidettävä rekisteri:
Paperilla säilytettävät henkilötiedot ja manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa huoneistoissa.
8.2. Elektroninen rekisteri:
Tiedot suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Paperinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa. Sähköinen aineisto suojataan teknisin toimenpitein ja käyttöoikeudet järjestelmiin myönnetään vain niille henkilöille, joille se on työnsä tai tehtävänsä puolesta tarpeen. Asenne LKV OY henkilöstöä sitoo salassapitovelvollisuus. Henkilöstöä koulutetaan ja ohjeistetaan henkilötietojen lainmukaisesta käsittelystä.
Rekisterinpitäjän verkkopalvelun ylläpitäjän tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla ja muin teknisin toimenpitein.
9. Tietojen säilytysajat
Lainsäädäntö velvoittaa säilyttämään välitystoimeksiantorekisterien sisältämät henkilötiedot viisi vuotta toimeksiannon päättymisestä. Tämän jälkeen tietoja säilytetään niin pitkään kuin on tarpeen mahdollisten oikeudellisten toimenpiteiden vuoksi. Mikäli kyse on asuntoa etsivän henkilön henkilötiedoista, eikä henkilö kohdistu tiettyyn välitystoimeksiantoon, henkilötiedot säilytetään kolmen vuoden ajan, ellei henkilö peruuta suostumustaan henkilötietojen käsittelyyn.
10. Rekisteröityjen tarkastusoikeus
Rekisteröidyillä henkilöillä on oikeus tarkistaa kaikki heihin itseensä liittyvä tieto, joka on tallennettu ja säilytetty kyseessä olevassa rekisterissä. Tarkistuspyyntö tähän liittyen tulee toimittaa kirjallisesti allekirjoitetun kirjeen tai sähköpostin muodossa. Kysely tulee toimittaa 2. kohdan henkilöille.
Asenne LKV Oy
Matti Perälä
matti@asennelkv.fi
040 823 7458
11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Asenne LKV Oy:n tulee rekisteröidyn henkilön tekemään pyyntöön ilman kohtuutonta viivytystä korjata, poistaa tai täydentää epätäydellinen, tarpeeton, vajavainen tai vanhentunut rekisteriin tallennettu tieto liittyen tiedon käsittelyn tarkoitukseen, jollei muuta ole määrätty sovellettavan lain puitteissa. Oikaisuvaatimukset tulee toimittaa yhdelle niistä yhteyshenkilöistä, jotka on lueteltu 2.kohdan lausekkeessa.
12. Muut rekisteröidyn oikeudet
Muita rekisteröidyn oikeuksia ovat oikeus pyytää häntä itseään koskevien tietojen poistamista taikka käsittelyn rajoittamista, oikeus vastustaa häntä itseään koskevien tietojen käsittelyä, oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle sekä oikeus saada tieto hänen henkilötietojaan koskevasta tietoturvaloukkauksesta.